Verkaufen Sie ein Fahrzeug an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land, fällt keine österreichische Umsatzsteuer an. Die Steuerfreiheit hängt aber an strengen Nachweisen: gültige UID-Nummer, Transportnachweis und eine rechtzeitige Zusammenfassende Meldung. Eine Umsatzsteuer-Kaution schützt Sie, falls der Käufer seine Nachweise schuldig bleibt.
Der Verkauf an einen deutschen, italienischen oder tschechischen Händler klingt unkompliziert. Der Kunde nennt seine UID-Nummer, Sie stellen eine Nettorechnung aus, das Fahrzeug verlässt Österreich. Fehlen bei einer Betriebsprüfung Jahre später die Nachweise, fordert das Finanzamt die Umsatzsteuer von Ihnen nach, herausgerechnet aus dem Betrag, den Sie kassiert haben. Bei einem Fahrzeug um 25.000 € netto sind das rund 4.170 € aus Ihrer eigenen Tasche.
Die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung hat vier Voraussetzungen. Der Käufer ist Unternehmer und kauft das Fahrzeug für sein Unternehmen. Er nennt Ihnen eine gültige UID-Nummer eines anderen EU-Mitgliedstaats. Das Fahrzeug gelangt tatsächlich in einen anderen Mitgliedstaat. Und Sie erfassen die Lieferung rechtzeitig in Ihrer Zusammenfassenden Meldung (ZM). Seit 1. Jänner 2020 sind UID-Nummer und ZM keine Formalitäten mehr, sondern Voraussetzungen der Steuerfreiheit. Fehlt die UID-Nummer des Käufers, ist die Lieferung steuerpflichtig. Fehlt die ZM oder ist sie unrichtig, ist sie es auch, außer Sie begründen das Versäumnis ordnungsgemäß und reichen die ZM nach oder berichtigen sie.
Die UID-Prüfung ist Pflicht
Bevor Sie netto fakturieren, prüfen Sie die UID-Nummer des Käufers über FinanzOnline oder das MIAS-System der EU-Kommission (VIES). Die Abfrage der Stufe 2 liefert zusätzlich Name und Anschrift des Unternehmens, damit Sie prüfen können, ob sie zu Ihrem Kunden passen. Speichern oder drucken Sie das Ergebnis und legen Sie es zur Rechnung. Stellt sich die Nummer später als ungültig heraus, obwohl Sie richtig geprüft haben, kann Sie der Vertrauensschutz nach Art. 7 Abs. 4 UStG schützen, aber nur, wenn Sie mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns gehandelt haben.
Der Beförderungsnachweis entscheidet über Steuerfreiheit oder Steuerpflicht. Holt der Käufer oder sein Beauftragter das Fahrzeug selbst ab, brauchen Sie eine original unterschriebene Erklärung, dass er es in einen anderen Mitgliedstaat befördert, und eine Ausweiskopie des Abholers. Befördern Sie das Fahrzeug selbst, brauchen Sie die unterschriebene Empfangsbestätigung des Käufers. Versendet eine Spedition das Fahrzeug, dient der Frachtbrief als Versendungsbeleg. Bei NoVA-pflichtigen Fahrzeugen kommt die Sperre in der Genehmigungsdatenbank hinzu, die Sie über FinanzOnline gleich nach der Lieferung setzen.
Warum die Umsatzsteuer-Kaution Standard sein sollte
Ein Käufer aus Rumänien legt eine gültige UID-Nummer vor, holt das Fahrzeug ab und verspricht, die Unterlagen nachzureichen. Wochen vergehen, Ihre Nachfragen bleiben unbeantwortet. Ohne Nachweis behandeln Sie die Lieferung als steuerpflichtig und führen die Umsatzsteuer aus dem Nettobetrag ab. Der Schaden bleibt bei Ihnen.
Die Lösung ist eine Kautionsvereinbarung. Sie stellen eine Nettorechnung aus und kassieren zusätzlich einen Betrag in Höhe der Umsatzsteuer als Sicherheit. Liegen alle Nachweise vor, zahlen Sie die Kaution zurück. Im EU-Fahrzeughandel ist das üblich, seriöse Händler akzeptieren es ohne Diskussion.
Regeln Sie in der Vereinbarung, welche Unterlagen Sie für die Rückzahlung brauchen: die Empfangsbestätigung oder den Frachtbrief und, wo vereinbart, eine Kopie der Zulassung im Bestimmungsland. Setzen Sie eine Frist für die Rückzahlung, etwa zwei Wochen nach Eingang aller Unterlagen, und prüfen Sie die Dokumente auf Vollständigkeit und Plausibilität.
Dokumentation für die Betriebsprüfung
Nach § 132 BAO bewahren Sie Geschäftsunterlagen sieben Jahre auf. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gehören dazu: das Ergebnis der UID-Prüfung zum Zeitpunkt der Lieferung, die Rechnung mit Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung und beiden UID-Nummern, der Transportnachweis, in Abholfällen Ausweiskopie und Vollmacht des Abholers sowie die Zusammenfassende Meldung des Zeitraums. Digitale Kopien sind zulässig, solange sie jederzeit lesbar gemacht werden können.
